Time blocking voor beginners: je eerste week
Leer hoe je je dag in blokken verdeelt zodat je echt focust op wat belangrijk is…
Lees artikel
Productiviteit
Prioriteiten bepalen: wat moet echt vandaag gebeuren
Het verschil zien tussen urgent en belangrijk. Zo vermijd je dat je jezelf afput aan dingen die niet echt tellen.
Waarom je huidige systeem niet werkt
Je checklist groeit elke dag. Je voelt je altijd achter. Maar hier’s het ding: je bent niet onproductief. Je hebt gewoon alles op dezelfde heuvel gezet. Urgent voelt als belangrijk. Belangrijk voelt als urgent. Ze versmelten in één grote brij van chaos.
Wat je nodig hebt is een manier om onderscheid te maken. Niet meer, niet minder. Drie uur per dag op het juiste werk brengt meer op dan twaalf uur op willekeurig werk. Dat’s niet gemotivatie. Dat’s wiskunde.
De twee vragen die alles veranderen
Stel jezelf twee vragen over elke taak:
1. Is het urgent?
Moet het vandaag echt gebeuren? Of voelt het alleen zo? Een deadline die volgende week is, is niet urgent vandaag. Een e-mail die kan wachten is niet urgent. Stel jezelf hard voor: wat gebeurt er echt als ik dit nu niet doe?
2. Is het belangrijk?
Brengt dit je dichterbij je echte doelen? Helpt het je werk vooruit? Of is het gewoon druk? Je kan druk hebben zonder ergens heen te gaan. Belangrijk betekent dat het impact heeft op wat echt telt.
Vier mogelijke combinaties ontstaan. En niet allemaal verdienen je aandacht vandaag.
Waar vallen jouw taken in?
01
Urgent & Belangrijk
Dit is wat je vandaag echt moet doen. Deadline morgen. Probleem dat nu opgelost moet. Dit krijgt je volle aandacht, nu meteen. Geen uitstel.
02
Niet Urgent & Belangrijk
Dit is je strategische werk. Cursus volgen. Relatie met klant opbouwen. Jezelf beter maken. Geen deadline vandaag, maar dit is waar je groei gebeurt. Plan dit in deze week.
03
Urgent & Niet Belangrijk
Dit voelt urgent maar dat’s het eigenlijk niet. Iemand anders zijn deadline. Vergadering waar je niet echt nodig bent. Delegeer dit. Zeg nee. Dit eet je dag op voor niets.
04
Niet Urgent & Niet Belangrijk
Dit is verspilling. Scrollen. Druk werk zonder doel. Haal dit van je lijst. Vandaag niet. Deze week niet. Dit is waar je productiviteit naar toe gaat en sterft.
Hoe dit morgenochtend toepassen
1
Schrijf alles op
Niet in je hoofd. Papier of scherm. Alles wat je vandaag wilt doen. Inclusief die e-mails checken. Inclusief dat snelle telefoontje. Alles.
2
Verdeel in kwadranten
Zet elke taak in een van de vier hokjes. Urgent/niet urgent. Belangrijk/niet belangrijk. Dit duurt tien minuten. Niet langer.
3
Maak drie doelen
Niet meer. Drie dingen die vandaag echt gedaan moeten. Waarschijnlijk uit quadrant 1. Misschien één uit quadrant 2. Dit zijn je enige echte prioriteiten vandaag.
4
Alles ander wacht
Inbox kan tot 15:00 wachten. Dat drukke werk kan morgen. Zeg nee tegen meetings die niet in je drie doelen passen. Bescherm je dag.
Wat je waarschijnlijk denkt
“Dit klinkt te simpel. Mijn werk is ingewikkelder.”
Je werk is niet ingewikkelder. Je hebt alleen te veel dingen waarvan je denkt dat ze allemaal vandaag moeten. Die matrix maakt niet alles makkelijk. Maar het maakt het duidelijk. En duidelijk betekent dat je keuzes maakt in plaats van reactief bezig te zijn.
Morgen dezelfde drie dingen als vandaag. Volgende week andere drie. Je werk gaat sneller. Je voelt je niet leeggelopen. En je maakt eigenlijk vooruitgang in plaats van alleen maar bezig te zijn.
Dat’s niet simpel. Dat’s eerlijk.
Disclaimer
Dit artikel biedt algemene informatie over tijdmanagement en prioriteitsstelling. Het is niet bedoeld als persoonlijk advies en vervangt geen professionele coaching of consultancy. Iedereen werkt anders — wat voor jou werkt kan voor iemand anders niet werken. We raden aan om de technieken aan te passen aan je eigen situatie. De methodes beschreven hier zijn informatief van aard en gebaseerd op algemeen erkende productiviteitsprincipes.